Forfatterens Blog Om Finansiering Og Forretningsservice

Hvor lang tid skal du have forretningsrekorder for CRA eller IRS?

Antallet af år er forskelligt i Canada og USA


Spørgsmål: Hvor længe skal jeg holde min virksomhedsregistre?

Svar:

I skattemæssig henseende skal du holde dine indkomstskatter og andre forretningsdokumenter i seks år, hvis Canada Revenue Agency (CRA) beslutter at gennemgå dine selvangivelser og / eller revidere din lille virksomhed. (Vil ikke have en CRA-revision? Undgå disse 10 røde flag.) Dette omfatter optegnelser i papir eller elektronisk form og skal indeholde al dokumentation for indkomst og krav på fradragsberettigede udgifter.

For US-selvangivelser skal du "holde registreringer for tre flere år fra datoen du indsendte dit oprindelige afkast eller toflere år fra den dato, hvor du betalte skatten, hvilken som helst senere, hvis du indsender et krav om kredit eller refusion efter at du har indsendt dit retur. Opbevar optegnelser for syvflere år hvis du indgiver et krav om tab af værdiløse værdipapirer eller fradrag af tab på gældsforpligtelser "(IRS).

Lær mere:

Hvad tæller virksomhedsindkomst i Canada?

Hvilke forretningsomkostninger kan fratrækkes?

Faktisk siger Canada Revenue Agency (CRA), at "Hvis du sender dit retur til tiden, skal du holde dine optegnelser for en minimum seks år efter afslutningen af ​​det beskatningsår, de vedrører "(vægt tilføjet). Men de seks år er fra udgangen af ​​den periode, hvor afkastet blev indgivet, så for en selvangivelse indleveret i 2015 skal du holde journalerne indtil 31. december 2021 (en dag mindre end syv år). De fleste virksomheder holder deres journaler i syv år for at undgå forvirring.

Hvis dine optegnelser er i elektronisk form, skal de være tilgængelige i et format læsbart af CRA. For yderligere oplysninger om krav til elektronisk registrering, se CRA cirkulære IC05-1R1 elektronisk registrering.

IRS kan acceptere elektroniske regnskaber fra de fleste populære regnskabsprogrammer og kan anmode om disse for at reducere trykt papir og mindske behovet for opfølgningsanmodninger.

Hvad hvis jeg appellerer til en skattedommelse?

For canadiske selvangivelser giver CRA også opmærksom på, at hvis du har indgivet en skatteindsigelse eller appel, skal du registrere dine optegnelser, indtil problemet er afgjort, og indtil fristen for indgivelse af yderligere appel er udløbet (hvilket kan betyde, at du registrerer en særligt regnskabsår længere end seks år).

Det samme gælder, når man appellerer en amerikansk skatteafgørelse - behold alle optegnelser, indtil appelprocessen er afsluttet.

Bemærk også, at når man appellerer en skatteafgørelse ud over at holde kopier af al papirkorrespondance, skal du også holde skriftlige optegnelser over hvert møde eller telefonsamtale med skatteansatte, herunder dato, klokkeslæt og emne for samtale. At holde grundige optegnelser vil øge dine odds for en vellykket appel.

Kan jeg få en undtagelse til seksårsreglen?

Hvis du ønsker at afhænde dine virksomhedsregistre i Canada, inden den seksårige minimumsperiode er overstået, skal du få skriftlig tilladelse fra direktøren for dit skattekontor. Formularen til brug for dette er T137, Request for Destruction of Books and Records. Canada Revenue Agency kan eller ikke kan yde en undtagelse. Hvis du ødelægger dit papir eller elektroniske journaler inden seks år uden tilladelse fra CRA, kan du blive genstand for retsforfølgning.

Bemærk, at CRA også kan kræve, at nogle eller alle optegnelser bevares i yderligere en periode.

Hvad hvis jeg lukker min virksomhed?

Hvis din virksomhed ikke er indarbejdet (f.eks. Det er en eneboliger eller et partnerskab), skal du også beholde dine poster i seks år fra udgangen af ​​det sidste skatteår. En inkorporeret virksomhed skal beholde regnskaber i to år fra datoen for virksomhedens opløsning.

Hvad hvis mine poster bliver tabt, stjålet eller ødelagt (ved ild, oversvømmelse osv.)?

Hvis du har krævet fradrag, men ikke kan fremskaffe den relevante dokumentation, når CRA eller IRS anmoder herom, vil dine krav sandsynligvis blive nægtet. Hvis optegnelserne er blevet stjålet eller ødelagt af en Guds handling, eller hvis du kan fremlægge bevis for tyveri eller ødelæggelse, som f.eks. Fotografier af skaden, kopier af politi- eller brandrapporter mv. Kan CRA / IRS se på din hævder mere positivt. Men når der kræves fradrag, er bevisbyrden på skatteyderne.

Det er dit ansvar at tage alle rimelige forholdsregler for at sikre, at dine papir / elektroniske bøger og arkiver beskyttes, uanset om de opbevares i din egen forretningslokale eller ved en tredjepart (f.eks. En revisor eller bogholder). Backup kopier skal laves og opbevares i sikker opbevaring eller (til elektroniske dokumenter) på backupmedier eller på skydeplads.

Hvis du ikke har sikkerhedskopier, skal du gøre alt for at rekonstruere dine optegnelser ved at kontakte banker, kreditkortselskaber, leverandører mv. For kopier af dine optegnelser. Du kan også kræve en skattemyndigheds hjælp til at forhandle med CRA eller IRS.

Se også:

Maksimere din virksomhed indkomstskat fradrag

7 tips til at holde forretningskort organiseret

Sådan styrer du dit arkiveringssystem

Tilbage til> Canadisk indkomstskat FAQ Indeks


Video Fra Forfatteren:

Relaterede Artikler:

✔ - 4 Måder at få penge til din Home Business Startup

✔ - Sådan patenterer du din opfindelse i Canada

✔ - Sådan startes en hjemme-baseret vejledning virksomhed


Hjælp? Del Dette Med Dine Venner!